離れた場所にいる社外の人と、連絡を取るにはメールはとても便利な手段です。
電話やチャットツールというのもとても有効な手段でしょう。
しかし、同じ社内の人であって、近くにいるのにも関わらず
話しかけずにメールを送ったりチャットツールを使ったりというのは、あまり推奨できません。
もちろん、そうしたツールの存在や役割は素晴らしいものです。
一斉にメッセージを伝達できたり、文字としてやりとりの経緯を残せることも便利でしょう。
けれども、やはり実際に会って、相手の顔を見て、目を見てコミュニケーションを取ることは大切です。
例えば、相手に依頼をしたとしましょう。
プロジェクトの企画書に目を通してほしい。
ちょっとした業務を頼みたい。
何か教えてほしいことがある。
こうした何かしらの依頼に対して、文字で返ってくるのは「承知しました」という文字情報です。
確かに、依頼に対して「承知した」という確認は取れるでしょう。
しかし、そこに含まれる相手の感情を読み取ることができません。
すんなり了解して「承知しました」なのか、面倒だと思いながらも渋々言う「承知しました」なのか
言外の感情を文字からは読み取ることができないのです。
相手の感情を読み取れないということは、誤解を生む大きな原因になります。
こちらが親切に申し出たことなのに、そっけない返事だけが返ってきた。
低姿勢で依頼をしたつもりが、高圧的な返事が返ってきた。
こんな誤解を生んでしまうことにもなりかねません。
しかし、直接会って、相手の顔を見れば誤解も生まれにくくなります。
相手が笑顔で言う「承知しました」と、不機嫌そうな「承知しました」は同じ返答でも異なる内容です。
同じ職場なら、会って話した方が早いということもあります。
「あれ、どうなってますか？」「あ、もうすぐ終わりますよ」と3秒で終わることも
メールやチャットツールを使っていれば、そうは行きません。
文面を送って、相手が見て、返答してとどうしてもタイムラグが発生してしまいます。
近年増えているフリーアドレスという方法を導入するのも良いでしょう。
今やっている仕事に関わる人の隣に座るということができるので部署を越えて近くで仕事ができます。
フリーアドレスの場合、探している人がどこにいるのか分からないのでは？と思うかもしれませんが
プロジェクトなどに合わせて大体固まって座れば、人を探す手間もほとんどありません。
また、同時に心がけたいのが、色んな人にちょこちょこ話しかけるということです。
特に上司が部下に話しかけるのは、話しやすい雰囲気を作るためにも大事です。
聞きたいことは、すぐに聞く。
とはいえ、無言で仕事をしている空間では部下から話かけるというのは難しいでしょう。
だからこそ、上司から部下に積極的に話しかけることで、雰囲気を作っておくのです。
顔を合わせていると「そういえば！」と思い出すことも多々あります。
その人の顔を見ることで、お願いしていた案件を思い出したり、伝えたいことを思い出したりします。
これは相手も同じですし、顔を合わせたついでに、中途経過を報告しておこうというコミュニケーションが生まれます。
相手が仕事をしている時に話しかけにくいという部分もあるかもしれませんが
やはり顔を見てコミュニケーションを取ることで情報の交換、知識の共有が活発になるでしょう。
